O art. 5º, inciso III, da Lei nº 9.790/99, que institui a qualificação das OSCIPs, dispõe que os requerimentos de qualificação devem ser instruídos com o balanço patrimonial e a demonstração do resultado do exercício, referentes ao exercício fiscal anterior ao pedido de qualificação. Tais documentos devem ser originais ou autenticados em todas as folhas, assinados em todas as folhas por contador com indicação do número do CRC, e representante legal da entidade.

O Balanço Patrimonial é a demonstração contábil que apresenta o patrimônio total da entidade em determinada data, dividido em ativo, passivo e patrimônio líquido. Se a entidade for constituída no ano do pedido de qualificação, exige-se balanço patrimonial de abertura, de acordo com o Parecer CT/CFC nº 44/03, ratificado pelo Parecer CT/CFC nº 45/03. Nesse caso, o balanço deve conter, pelo menos, o Patrimônio Social da entidade, que indica a origem dos recursos iniciais, como doações, ainda que não integralizadas no ato de constituição.

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é a demonstração contábil que confronta as despesas e as receitas da entidade, de modo a apurar qual o resultado líquido do período. Se a entidade for constituída no ano do pedido de qualificação, exige-se demonstração do resultado do exercício intermediária, de acordo com o Parecer CT/CFC nº 44/03, ratificado pelo Parecer CT/CFC nº 45/03, contendo as receitas e despesas efetuadas no período (como o registro dos atos constitutivos e atas de posse, despesas cartorárias, etc.).

Ressalte-se que as Normas Brasileiras de Contabilidade não admitem a apresentação de demonstrações contábeis que não espelhem a real situação patrimonial da entidade. Se constatada tal hipótese, poderá o Ministério de Justiça encaminhar cópia dos referidos demonstrativos ao CRC correspondente e ao Ministério Público para que sejam tomadas as providências cabíveis.

Cumpre destacar que não serão aceitos documentos em que todos os dados apresentados estejam zerados.